Microsoft Purview 术语表最佳做法
业务术语表是对特定于知识领域的术语的定义，这些术语在组织开展业务时通常在组织中使用、交流和共享。 通用业务术语表（例如，业务语言）非常重要，因为它对于提高组织的整体业务生产力和绩效至关重要。 你会在大多数组织中观察到，他们的业务语言正在根据与以下相关的业务交易进行编纂：
- 商务会议
- 站立会议、项目和系统（ERP、CRM、SharePoint 等）。
- 业务计划和业务流程
- 演示文稿
- 报告和业务规则
- 学习（知识获取）
- 业务模型
- 策略和过程
至关重要的是，你的组织业务语言和论述要与通用业务术语表保持一致，确保你的组织数据资产在快速变化的业务需求发生时正确地应用在快速和敏捷地开展业务中。
本文旨在提供有关如何建立和管理你的组织常用术语的 A 到 Z 业务术语表的指导，旨在提供更多指导，确保你能够专注于促进对业务数据治理所有权的共同理解。 采用这些注意事项和建议有助于组织使用 Microsoft Purview 取得成功。 组织业务术语表的采用情况，取决于你能否促进始终如一地使用业务术语表，从而使组织更好地了解其日常业务运营时遇到的业务术语的含义。
为什么需要常见的业务术语表？
如果没有通用的业务术语表，组织的绩效、文化、运营和策略通常会阻碍业务。 在这种阻碍中，你会发现，不一致的商业语言会产生文化差异。 这些关于业务语言的不一致会在团队成员之间传达，并妨碍他们使用相关数据资产作为竞争优势。 你还会发现，在存在语言壁垒时，大多数组织将花费更多时间进行非生产性和非协作性活动，因为他们需要依靠更详细的交互来达到对其数据资产的相同含义和理解。
有关实施新词汇表术语的建议
创建术语对于构建业务词汇表并将其应用于 Microsoft Purview 中的资产是十分必要的。 创建新的 Microsoft Purview 帐户时，默认情况下，帐户中没有内置术语。
此创建过程应遵循严格的命名标准，以确保术语表不包含重复或竞争性术语。
- 为整个组织的所有业务术语建立严格的层次结构。
- 层次结构可以包含一个业务领域，例如：财务、市场营销、销售、人力资源等。
- 为所有词汇表术语实施命名标准，包括是否区分大小写。 Microsoft Purview 中的术语区分大小写。
- 添加新术语之前，请始终使用提供的搜索术语表术语功能。 这有助于避免向术语表添加重复术语。
- 避免部署具有重复名称的术语。 在 Microsoft Purview 中，相同名称的术语可以存在于不同的父术语下。 这可能会导致混淆，在构建业务术语表之前应该深思熟虑以避免重复的术语。
Microsoft Purview 中的术语表术语区分大小写，允许使用空格。 下面显示了一个执行不善的实施术语表的示例，并展示了造成的混乱：
最佳做法始终是：计划、搜索和严格遵循标准。 下面展示了一种经过深思熟虑的方法，可以大大减少词汇表术语之间的混淆：
关于部署词汇表术语模板的建议
在 Microsoft Purview 中构建新术语模板时，请查看以下注意事项：
- 术语模板用于向词汇表术语添加自定义属性。
- 默认情况下，Microsoft Purview 提供了几个开箱即用的术语属性，例如名称、昵称、状态、定义、首字母缩略词、资源、相关术语、同义词、管理员、专家和父术语，这些属性位于“系统默认”模板。
- 无法编辑或删除这些属性。
- 自定义属性扩展到默认属性之外，允许数据策展人向每个术语添加更具描述性的详细信息，以完全描述组织中该术语。
- 请注意，Microsoft Purview 仅存储元数据。 属性应该描述元数据；而不是数据本身。
- 保持定义的简洁。 如果有自定义指标或公式，可以轻松将其添加为属性。
- 术语必须至少包含默认属性。 如果使用自定义模板生成新的词汇表术语，则自定义模板中包含的其他属性应适用于给定术语。
关于从术语模板导入词汇表术语的建议
- 术语可以使用“系统默认值”或自定义模板导入。
- 导入术语时，请使用示例 .CSV 文件来指导你完成操作。 这可以避免在浪费数小时后失败。
- 从 .CSV 文件导入术语时，请确保更新 Microsoft Purview 中已存在的术语。 使用导入功能时，Microsoft Purview 将覆盖现有术语。
- 在导入术语之前，请首先在实验室环境中测试导入，以确保不会发生意外结果，例如重复术语。
- 专员和专家的电子邮件地址应是 Microsoft Entra 组中用户的主要地址。 尚不支持非 Microsoft Entra ID 发送的备用电子邮件、用户主体名称和电子邮件。
- 术语表术语提供四种状态：草稿、已批准、已过期、警报。 “草稿”是尚未正式实现的，“已批准”是正式/立项/批准用于生产的，“已过期”表示不应再使用的，“警报”则需多加注意的。 有关详细信息，请参阅有关导入和导出术语表术语的文章。
有关导出术语表术语的建议
在 Microsoft Purview 帐户到帐户、备份或灾难恢复方案中，导出术语会很有用。
多术语表建议
Microsoft Purview 支持在 Microsoft Purview 中管理多个业务术语表。 对于以下情况，请考虑使用多个术语表：
- 同一术语在不同的区域/部门/组织/团队等场合中具有不同的含义。
- 你希望将术语表管理工作分派给独立区域/部门/组织/团队等的专家。
- 术语表术语和需求不同，在区域/部门/组织/团队等之间不会重叠。
术语表管理
- 相关术语是双向的。 例如：如果我有术语 A 和术语 B，并且将 B 添加为术语 A 的相关术语。现在，术语 B 显示在术语 A 的相关术语下，术语 A 显示在术语 B 的相关术语下。
关于为资产分配术语的建议
- 虽然系统根据分类规则自动将分类和敏感度标签应用于资产，但不会自动应用术语表术语。
- 与分类类似，术语表术语可以映射到资产级别或方案级别的资产。
- 在 Microsoft Purview 中，可以通过不同的方式将术语添加到资产中：
- 手动使用 Microsoft Purview 治理门户。
- 通过 Microsoft Purview 治理门户使用批量编辑模式更新最多 25 个资产。
- 使用 Atlas API 的策展代码。
- 手动分配术语时，请使用批量编辑模式。 此功能使策展人能够根据搜索结果中的选定项，分配术语表术语、所有者、专家、分类和批量认证。 可以通过选择结果中的对象来链接多个搜索。 批量编辑适用于所有选定对象。 执行批量编辑后，请务必清除所选内容。
- 可以使用 Atlas API 执行其他批量编辑操作。 例如，使用 API 以编程方式向资产中批量添加说明或其他自定义属性。